Evoluciona la administración de tus viáticos

La tecnología ha tenido una gran evolución y la forma de gestionar los viáticos generados por viajes empresariales también.

Lo que inició de forma manual, con algunas hojas y libros de cálculo, se ha modernizado en plataformas que proporcionan el control de los movimientos de los trabajadores como anticipos, comprobaciones o reembolsos.

El usuario ahora puede anticipar sus gastos y viajes de forma clara y sencilla a través de SaaS (Software as a Service) apoyando a la mejora de tiempos en las empresas, además de presentar un ahorro en este rubro, como veremos más adelante.

Pero, ¿cómo puede agilizarse cada proceso y asegurar que los trámites cumplan con todos los requerimientos, tanto internos como fiscales? 

La respuesta es sencilla, utilizando servicios en la nube, también llamado Cloud Computing. Este modelo permite la conectividad y escalabilidad de servicios a través de internet. Con ello es posible el acceso remoto a software, almacenamiento de archivos y el tratamiento de la información en línea y en tiempo real. 

En consecuencia a la constante evolución tecnológica de estos últimos veinte años, ahora contamos con servicios que ayudan a cumplir con nuestras necesidades desde la comodidad de nuestra casa u oficina al utilizar el celular, computadora o tablet. 

Una plataforma que administra, verifica, valida, da seguimiento y brinda constante comunicación con los usuarios sobre los gastos y anticipos es una realidad gracias a E-xpenses.

E-xpenses permite solicitar, comprobar, aprobar, concentrar, analizar y reportar los gastos y viáticos empresariales automatizando las validaciones e integración con ERP permitiendo reducir costos e incumplimientos fiscales así como agilizar considerablemente el proceso, que en muchas ocasiones puede resultar complicado y desgastante.

Además ofrece tres grandes beneficios:

1. Podrás eliminar gastos improcedentes
2. Reduce 50% la carga administrativa de tu equipo de ventas
3. Genera ahorros de más del 30%

Mantén un control total de los gastos por viáticos al mismo tiempo que eficientas los procesos para que los administradores puedan enfocar su trabajo en actividades más productivas, mientras que los empleados que realizan los viajes, pueden llevar ellos mismos el proceso de ingreso y solicitud de aprobación de los viáticos.

En E-xpenses todo está automatizado para llevar el control total de los gastos.

Por ejemplo, se pueden establecer roles y rutas de autorización. Cuando los colaboradores que van a viajar envían los gastos, la persona encargada de las aprobaciones recibe un correo para autorizarlos o rechazarlos, todo desde su computadora o smartphone. Gracias a esto es posible mejorar el proceso de anticipos y agilizar los tiempos de reembolso, evitando así situaciones complicadas y molestia de parte de los ejecutivos que realizaron el viaje.

Para comodidad de las empresas, se puede operar en dos modalidades: web o en versión app móvil.

Conoce más de E-xpenses y todas las ventajas que puedes alcanzar al contratarlo, aquí.

KIO lo hace posible